社会保険労務士法人つむぎ

給与計算の外部委託

我々は、給与計算の外部委託(アウトソーシング、BPO)を提案しています。

我々は、給与計算を効率的に行ううえで必要となる給与計算関連業務(勤怠集計、社内申請、納税、電子申請等)、システム活用も加味した受託体制をお客様ごとにカスタマイズして提供することで、お客様にとっての最適な給与計算を目指します。

我々の給与計算に関する考え方は以下をご参照下さい。お問い合せをお待ちしています。

給与計算とは?

従業員に給与を支給するための事務処理が給与計算です。給与計算を行うえで必要となる『要素』の理解対応が求められます。

●給与計算の構造

 支給-控除=支払額

給与計算の構造は 引き算です。支給するものを支給し、控除するべきものを控除する。結果、差額が出ますのでこれを従業員に支給する。きわめてシンプルな構造です。

●支給項目 

会社が定める支給項目+法令定める支給項目(時間外手当等)

「会社が定める支給項目」は、会社が定める「就業規則」により、支給対象者、支給額等が定められます。就業規則に定める通り給与計算を行えているか?担当者は就業規則を理解しながら給与計算を行う必要があります。

「法令で定める支給項目」は、会社の「就業規則」を基礎に、法令で定める算式により計算していきます。担当者には法令(労働基準法等)の理解が求められ、この間違いは、遡及して清算、行政指導の対象となるに止まらず、給与計算に結果をもとに行った会社申告(年末調整、労働保険料申告、社会保険算定)の誤りを意味します。
法令で定める支給項目について適切に対応するためにh、第一に、給与計算システムの設定を適切に行えるかにかかっています。自社の就業規則と法令の理解を給与計算システムに反映する必要があります。
法改正への対応につても給与計算システムの法改正対応(保守契約)に加えて、担当者の理解・対応が求められることがあります。
また、勤怠データにより法令で定める支給項目の金額が変動することを考えると、勤怠データの作成・集計等、勤怠システムの設定、システムの理解も求められることになります。

●控除項目

会社が定める控除項目+法令で定める控除項目(所得税、社会保険料等)

「会社が定める控除項目」は会費等、限られたものとなります。これらに法令の理解等はあまり求められませんが、控除額が社内申請、社外指示により決定されることがありますので、社内申請への対応、外部調整を求められることがあります。 (例:財形、確定拠出年金等) 

効率的に、かつ、正確に社内申請、外部データを給与計算に反映させる必要があり、効率化の視点と、データ加工、システムのスキルが担当者には求められます。

「法令で定める控除項目」は、支給額をもとに法令で定める計算式での控除額算定となります。
このため法令の知識が求められますが、多くの給与計算システムではこの負担を軽減すべく自動計算で控除額を算定しており、担当者の負担軽減を図っています。とは言え、給与計算は人に関する処理である為、イレギュラーな対応が必要となる事は常であり(人は異動するため)、これにより控除の時期等について判断が必要になります。(社会保険と社会保険料の控除時期)
給与計算システムを使用していても、全く法令の知識が無くても良いという事にはなりません。

●差引支給

支給-控除=差引支給(振込額) 

支給額、控除額が適切に行えていれば、差引支給額は給与計算システムをつかい容易に行えます。
インターネットバンキング等による振込処理など、正確に、効率的に、低コストで行える支払方法の確立、給与支給明細書のWEB明細化といったように、効率的な運用に変えることが出来れば、運用自体はできていれば、マニュアル化された対応で対応が可能なケースがほとんどです。

●給与計算は誰でもできるか?

システムを使うことで給与計算を進めることが楽になっています。
システムも操作性が良いものが増え、経験が少ない方でも給与計算を進められるよう配慮がなされているものもあります。またクラウド型の給与計算システムも良いものが出てきたため、場所を問わず作業を行えるようにもなっています。

しかし、給与計算は毎月計算し続けなければなりません。また、給与計算の結果は次のように色々な申告等で使用されているため、給与計算の間違いは、会社の申告の誤りにつながります。

 ■所得税・住民税申告
 ■労働保険料申告
 ■社会保険料決定
 ■その他、行政提供資料

支給項目/控除項目の中身は法令等の理解が求められ、この部分を給与計算システムがサポートしてくれるわけですが、ベースに法律がある以上、法律を作る際に給与計算をする側の負担削減を意識されない限り、システムで簡易に対応することにも限界があります。

人(従業員、その家族)は動きます(入退社・異動等)。モデル的な従業員の給与計算ばかりではなく、実務上はイレギュラーな対応が求められることもあります。

総括すると、給与計算システムを使うことで複雑な計算をする必要は大幅に減り、作業効率も格段に向上していますが、それが「給与計算は誰でもできる」ということにはなりません。

大切なのは、給与計算を間違いなく継続して行うためのポイントを抑えた「会社の体制」を作ることにあります。

●給与計算を行うための体制構築を!

① 給与計算システムを使いましょう。
従業員数が少なくても給与計算システムを使いましょう。理解度が深い担当者の方の中には、給与計算システムを使わず、エクセル等で給与計算を行う方もいらっしゃいますがお勧めは出来ません。
給与計算は他の業務と連動していますので「精度」と「効率」を向上させていく事が求められます。
給与計算担当者のサポートを給与計算システムはしてくれますので、これを使わない手はありません。
コスト面でも、システム利用料より削減される時間(人件費)の方が大きくなることでしょうも。
何より、熟練の担当者を常に配置できるとは考え難いため、給与計算業務は出来るだけ簡易にしておく必要があります。

➁ 専門家の活用

会社の給与計算ルール(就業規則等できめられたもの)、法令の理解が求められますので、社内に専門部署を持たない会社では外部の専門家に自社の給与計算業務をサポートさせるか、給与計算業務をアウトソーシング等で外部委託することで対策としましょう。

※外部に委託する場合は、委託先の選定は慎重に行う必要があります。委託先会社の信用は勿論ですが、セキュリティ対応、委託先担当者の能力、給与計算に付随する関連業務・システムへの対応、顧問税理士等との連携、これらに対応できる専門家の選定をお勧めします。

③ 勤怠集計、社内申請にはシステムを活用
給与計算には勤怠データ、社内申請の情報が不可欠です。これらの情報をいかに効率的に収集し、給与計算システムにつなげられるかで、給与計算の精度・効率・安定度は向上します。
クラウドの勤怠システム、残業申請、休暇申請、ワークフローを使うことで、中小企業でも比較的に低コストで解決を目指せますので、これらの活用を視野に入れた体制をつくりましょう。

④ 電子申請の活用(関連業務との連携)
給与計算は、関連業務があります。社会保険、労働保険、所得税、住民税等に関する業務であり、これらの手続きと連動して給与計算を行う必要があります。
このため、関連業務の手続きを「電子申請」で行うことで、業務の効率化をはかる事が出来ます。
電子申請は、行政が「e-Gov」「e-Tax」「elTax」を準備しています。これらを効果的に活用する体制を構築しましょう。

⑤ 税理士との連携
給与計算は税理士の業務と連携しています。
(法定調書合計表、給与支払報告書、給与計算結果の仕訳、決算等)
このため、給与計算の担当者は税理士とのコミュニケ―シオンが不可欠です。また、給与計算の運用全体が税理士の業務との連携を意識したものであることが理想的です。
給与計算は、人事労務の業務であると同時に経理・税金の分野であることを踏まえて、担当者間の連携、システム選定等の体制構築を進めましょう。

給与計算の外部委託(効果)

社会保険労務士法人つむぎ

給与計算を社外の専門家(サービス提供会社)に委託することには、お客様によって大きな効果を期待できます。

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●ノウハウの確保

社内に専門知識を持つ従業員を抱えることなく、給与計算に必要な就業規則、法令、システムのノウハウを社内に導入することが出来ます。コストを削減しながら専門性を確保していく事は、中小企業にとって大きな効果を生みます。

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●システムの選択肢

社内のシステムを活用した給与計算を外部に委託することも、サービス提供会社の給与計算システムを活用することも選択出来ます。保守コスト削減を検討する場合は、サービス提供会社のシステムを活用することが効果的です。

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●サービス提供会社

給与計算を委託する場合、委託先の担当者の経験・能力が成否を左右します。また、給与計算は各社各様ですので、お客様に応じて運用やシステムをカスタマイズできることがサービス提供会社を選択するうえで重要になります。

我々は給与計算の専門家です。給与計算の外部委託を検討の際は、是非、我々にお声がけ下さい。

お客様に最適な外部委託の形態を提案させて頂きます。